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二、 呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。
三、 呈文由本部门承办人拟定，由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏，写出部门的具体意见。态度要明朗，简明扼要，最后签名并注明时间。
四、 呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复;呈文题目简明扼要，高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后，另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈文部门及时间。
五、 各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任。
六、 各部门呈取文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送。
一、 以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
二、 缮印的文件均由拟稿人负责校对，重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。
三、 经修改后的稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清的，应由原拟稿人誊清后再打印。
一、 公文办理一般来说包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。
二、 酒店的收文，由档案秘书签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
三、 公文登记后，由行政办公室根据总经理的指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由档案秘书送交，并经登记、签收后才可送交。
四、 阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。
五、 各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
六、 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关法律法规及时将公文定稿，正本和相关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成。
七、 各级管理人员调动时，应将文件(含保密记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送行政办公室登记保管。
八、 没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由行政办公室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关法律法规处理。
刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章，要写出报告，并附上新印章的名称、式样和规格，报经行政办公室批准，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保存，以便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向相关的单位发出正式启用印章的通知。
酒店的行政印章和总经理的私章，由总办统一保管，并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准，印章保管人不得委托别人代管印章，并不得携带出办公室使用。
印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准，其权限可分级掌握。使用部门的印章，需经部门领导批准;使用酒店印章，须认真填写用印申请表，并附相关材料，经主管店领导审批后，方可使用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面申请并附相关材料，经部门经理批准并报酒店领导审批。
由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用，按规定进行清理，并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后，按规定将停用印章存档或销毁。
一. 借阅档案(包括文件、资料)，必须先履行档案借阅登记手续，秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。
三. 文件、资料借阅期限不允许超出两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
四. 借阅档案的人员一定爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反《保密法》追究当事人的责任。
五. 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导。
六. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离行政办公室。
七. 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。
2.存根介绍信：用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。这种介绍信的存根要归档，保存期五年。
3.证明信：以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。
酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具，开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜需由部门领导签署意见后，报经主管店领导审批;一般事宜需由部门经理签字，人事部经理审批，方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。
为了逐步加强酒店办公用品(设备)的申购领用管理，降低办公成本费用，根据有关财务规定和本酒店当前真实的情况，特制订如下办法：
二、 各部门领用办公用品(设备)需填写“办公用品领用单”，经部门经理签字认可后，到人事行政部领取。
三、 人事部根据各部门领用情况，对无库存的办公用品(设备)进行申购，填制酒店申购单，列明品名、规格型号及数量，并向供应商询价。经财务部经理审核、总经理批准后，方可购买。
二、 各部门每日上午9时，将当日用车计划填写“用车申请单”，注明目的地、事由等，由部门经理签字后，交总办统一安排。临时用车也应填写“用车申请单”，由总办视事情的缓急另行安排。申请单如无部门经理签字，总办有权不予做派车安排。特殊情况除外。
三、 总办接到申请单后，开具“派车单”给相关驾驶员。驾驶员在接到“派车单”后方可出车。否则，视为私自出车，按旷工处理。
四、 驾驶员完成出车任务回到单位后，应立即将派车单填写完整交回行政办，以便备查。
五、 驾驶员在无出车任务时，应在休息室待命，不得私自外出。否则，视为旷工。
酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的，具有保存价值的，以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。
即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料，系统、完整地归入卷宗暂保管，以备随时调用参考。
按照文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，反映酒店工作活动特点和真实面貌，以利于加强酒店文件的保管和参考利用。
1.3.1 重要的会议材料，包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等;
1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等;
1.3.3 酒店向上级单位的正式发文，包括请示、报告、计划、各类统计报表等;
1.3.4 酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结，以及营业收入、创汇等统计材料等;
1.3.5 酒店与相关的单位及不相隶属单位协商工作的往来文书，以及签订的各类契据，如合同、协议书等;
1.3.6 酒店各级管理人员的任免书，职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等;
1.3.8 酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等;
1.3.9 酒店的大事记录，反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等;社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等;
1.3.11 重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等;
2.1 各部门随时收集办理完毕的文件材料，按类别分别存放。第二年经检查齐全后，整理归档。
2.2 各部门设兼职档案管理员，负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。
各部门对本部门发出的文件(发文、会议纪要等)，采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号：XXXXXXX。还应按密级标明“”、“绝密文件”。
每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。
5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。
案卷封皮的项目包括公司名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。
案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边;纸面过大的文件，要按卷宗大小摺叠整齐。
6.1 涉及经济的档案，如合同、协议书、保证书等(原件)档案由财务部统一保管;硬件设施使用说明书或操作手册(原件)档案由工程部统一保管，其余档案由总办统一管理。
6.2 档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6.3 每年对档案进行一次检查，察觉缺陷及时采取补救措施，确保档案的安全。
6.4 对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送总经理审批后销毁。
7.1 借阅档案，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅;机密级以上的档案文件须经总经理批准方能借阅。
7.3 借阅档案的人员一定爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。
7.4 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案管理负责人。
7.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。
7.6 外单位摘抄档案材料，应经总经理同意;档案管理负责人应对其摘抄的材料来审查、签章。
1.1.2. 因公务而发出的传线.校对讯息内容及资料，确保以最短时间发出准确的消息。
3.查明对方(接收者)姓名、职位、机构、地域(国家或城市)名称、传真机号码或邮件地址。
1.2.1. 接听外来电线.听到电话铃声，立即接听。说出部门名称或你的名字，再加上礼貌的问候，例如“早晨好”、“您好”等。
8.要找寻资料而须对方等候，应通知对方所需的时间，让对方决定继续等候抑或稍后再联络。
9.若对方因任何理由被转错电话，应尽量帮助他(她)转到正确的部门、内线.若谈话中断，应把听筒放回，等待对方再来电。
1.2.2.打出电线.认定电线.接不通电线.对方接听后，你应说出要找谁人或内线. 若屡次接不通，而你的电话机操作正常，应将接通工作交予下属初级员工负责，以免浪费你宝贵时间。此外，可透过电话房查询对方电线.在打出电话前，应记下通话内容要点，以免遗漏某一部分而要重打，对方也会欣赏你的工作效率。
5.采用索引卡可快捷准确地找出资料，以找寻编号档案索引卡必须按笔划排序，放在特别抽屉中。
适用于每个档案之中，按日期先后存档，把最新(最近期)的文件放在档案的最前或最上面。
文件应在存档前作分类，一个分类架(或分类盒)实在合用。它可以是按笔划多寡(或英文字母先后)来分成多格，帮助应付大量文件存档。
6. 若信件连同支票、汇票或汇款，应把金额写在信件的右上角及签署，以便财务部进一步工作。
9. 收到资料不全的邮件，例如没有注明部门，或只写上人名及地址等，应向前厅部或人事部查询。
3.1.2 行政办秘书必须把其上司的信件细阅，然后指出重要的部份，节省其上司的阅读时间。信件中会提及几个有关事项而需要知会不同部门，则可以下列方法处理：
5. 由于酒店部门众多，应在信封上当眼位置用铅笔写上部门名称或代号，方便信差计算各部门邮费及日后退件处理。
8. 将一般信件与挂号、特快、航空邮件、包裹等分开，并且填妥所需的表格或报关表等。
6. 勿浪费不合用的副本，这些纸张之背面可作草稿。，应立刻销毁。
3. 把以上资料交给旅行社代办，或直接与铁路局、轮船公司、航空公司联系。
行程表是预先对公干期间的安排及把需确认的事项列明，使其上司能利用有限的时间作出最大的利益。当编制行程表时请注意以下各点：
2. 大城市通常有多个火车站(机场或码头)，尽可能安排在同一地方进出境。
时间等。入境方面则查询有关护照、入境签证、防疫注射、通用货币、生活小习惯等;酒店及餐厅;邮务、电话及电讯设施;经济发展、进出口贸易条例、政府及工商机构、商务法则等。
6.计算机操作有偏差，可尝试找出根源，作适当调正。若修正无效或理由不明，应不再使用及通知维修人员。
旧档案或初稿不适合留存在办公室内，应利用碎纸机第一时间把它们毁灭，将纸张放在机内切成条状或碎屑。
为配合大型工商机构的需要，例如内部预算、计划书，可能有数十页纸之多，小型订装机便甚为全用。由于订装机款式形形种种，操作按个别种类而定。
为求部门运作过程中所有工作、资料不致遗漏，文职人员一定采取下列辅助工具作记录及跟催。
1.不确定之项目可用铅笔记下，方便更改。待确定后可用原子笔、墨水笔记下。
2.在有关日期之栏内记下时间，会面者之姓名(及公司名)、地点及线.遇上西式社交场合，应记下酒会时间及有关衣着服饰提示之类。
3.若来访者约会在其上司参加会议之后，应先向前者解释有可能延迟散会。除非其上司事先声明或来访者乃很重要人物，否则不可骚扰会议的进行。
4.约会通常以电话联络，挂线后应补发信确认谈话内容，将信件副本存档，还须记录在其上司的日志内。
5.记下来访者的姓名、职衍、企业名称、地址、电话，若更改约会可与他(她)联系。
其上司可能一整天在外会面及拜访，不方便携带日志，这时便可替他预备一张约会卡。把当天约会卡连同有关文件放在他的桌上。
综合所有工作的清单，内容有：记录日期、任务内容、预计完成日期、实际完成日期等各项。
一页年志提供年、月、日、星期，方便记下每天大计。便于全年事项一目了然，易于系统筹备。
议程是有次序地列出会议中所要进行的项目。除此以外还有会议日期、星期、时间、地点。议程在会议前七至十四天发给出席者，令他们早作准备。每次会议日期在每一年度开始便已决定，并在上一次会议终结时重申。
议程由行政办经理制作，内容除了包括上次会议仍未解决之项目外，行政办经理应咨询其上司其他新的事项。
会议主席议程有别于一般议程，它包括会议中需要的额外资料，与及在议程中右方腾出空白部份，方便主席记下重点。
4.与会者若有任何动议或对议程中项目有重点意见，但因任何理由不能出席，应预早以书面列明有关事项，让行政办秘书转交会议主席在会上提出。
会议记录必须小心保存，每一项议决都是日后执行及参考的依据。它是一项永久的记录，亦有其法律效力。
会议记录包括跟催上次会议内容、是次会议事项、下次会议的日期、时间及休会时间各项。
